Dalam hal pengiriman surat dengen isi yang samaseperti surat undangan ,surat penawaran,dan lain-lainkepada beberapa orang,di perlukan cara cepat untuk mengerjakannya.Jika surat di buat satu per satu tentu ini akan merepotkan. Dalam Word terdapat Fasilitas Cetak Gabung (Mail Merge) untuk membuat beberapa surat dengan cepat.
Langkah-langkah untuk menggunakan Fasilitas Mail Merge adalah sebagai berikut
Untuk menggunakan fasilitas cetak gabung,terlebih dahulu harus di buat dua file,yaitu dokumen utama (main document) dan sumber data (data source).Dokumen utama berisi teks surat dan field-field,sedangkan sumber data berisi data-data yang akan digabungkan ke surat (misalnya nama dan alamat yang di tuju)